秘書室勤務 2017年入社

誰かの為に尽くせる仕事

 私は中途入社で、前職では接客業と事務職を経験していました。そのため、秘書という仕事は未経験でしたが、これまで身につけた接遇マナーやコミュニケーション力、PCスキルを十分に活かせる仕事ではないかと思い、「秘書」という職業に興味を持って応募したことがきっかけです。未経験だったにも関わらず、採用して頂けたことへ本当に感謝しています。

 また、働きやすい環境を作るため陰で献身的に支えるということにたいへん魅力を感じ、縁の下の力持ちのような存在になりたいと強く思いました。秘書は求められるものが多く、大変な仕事ですが、やりがいを感じる瞬間やさまざまなスキルを身につける機会も多く、「大きく成長していける仕事」だと確信しています。

自分の成長につながる

 日々の業務としては、主に会長と社長のスケジュール管理や調整、ご来客の湯茶対応、資料の作成や出張手配、慶弔対応などを担当しております。「秘書」と聞くと一見華やかなイメージがありますが、実際はイレギュラーな事象も発生し走り回る事もしばしば 。決して楽な仕事ではないということを知りました。

 時には社外における講演会や祝賀会、パーティーなど会場設営や受付の業務もあります。他企業のトップの方々と接する機会も多く、なかなかお会いすることのできない方から刺激を受けたり会社の機密事項に接している緊張感を持ったりすることは、やりがいにつながるだけではなく私の大きな財産になっています。

"縁の下の力持ち"が目標

 入社してからは全てが初めての経験となる業務や対外的なイベントばかりで、まさにジェットコースターのような毎日でした。しかし、皆さんに支えて頂きながら、気付けばあっという間に一年半が過ぎていました。そんな中、ある会社のイベントで上田社長率いる獅子舞隊へ参加させて頂きました。まさか秘書になって獅子舞をするなんて夢にも思っていませんでした!(笑)が、株式会社タカミヤの何にでも楽しく一生懸命取り組まれる姿勢に刺激を受け、私自身たいへん貴重な経験となりました。

 秘書の業務はまだまだ慣れないことばかりですが、ある日会長から「あなたがいると安心して働けるよ。いつも献身的にありがとう」という、たいへんありがたいお言葉を頂戴し、感謝の気持ちとこれからも一生懸命頑張ろうという気持ちで胸がいっぱいになりました。

 今後も会長、社長が働きやすい環境を整える為、指示される前に動ける察しの良さは不可欠です。急な予定の変更やプライベートに関わる用事、イレギュラーな対応等、一般的なビジネスマナーやスキルだけでは対応しきれないこともありますので、臨機応変に対応できる柔軟性と細やかな気遣いを学び、縁の下の力持ちとして献身的にサポートしていきたいと思います。

一日の生活

08:30【出社】

会長のお出迎え、メールと一日のスケジュールや段取りなどを確認、共有

09:00【始業】

来客に備えて資料及び応接室の準備

10:00【来客対応】

お客様への湯茶対応、贈答品の確認や応接室の片付け

11:00【文書作成】

議事録や会長が社外の会合等で使用する資料、挨拶文の作成

12:00【昼食】

13:00【書類作成・手配等】

ご出張時の交通手段、ホテル、手土産の手配、出張中のスケジュール作成

14:00【郵便物の処理・御礼状や慶弔対応】

郵便物の仕分け作業、御礼状の作成や祝電・弔電の手配

15:00【外部団体の事務局業務】

社外団体の事務局もしている為、イベントや会議の準備

16:00【会長外出】

会長へ必要な書類を渡してお見送り、外出中にやるべき仕事の指示を受ける

18:00【退社】

会長不在時の電話やメールで緊急のものはすぐに報告。

当日の残務処理と翌日のスケジュール確認を行い終業

 

プライベート

義理の兄が社交ダンスの講師をしていて、ダイエット目当てのお手伝いとして初めたことがきっかけで、今なお続けています。また、ビール好きが高じて 『プレモル大使』 になりました!大使の活動と言っても、積極的にプレモルビールを飲んでいるだけですが・・・(笑)